SenterNovem

Erik,
Ik heb vorige week met veel plezier je erg leerzame training P3N gevolgd. Het verhaal wat je verteld hebt is erg duidelijk. Na een weekend nadenken zit ik nog met de volgende vragen.

1 De vertaalslag van de WAT matrix naar de HOE matrix. Ik kom niet verder dan dat je een activiteit uit de WAT matrix neemt en deze op neemt als projectdoel van de HOE matrix en hier vervolgens activiteiten aan gaat hangen. Ik wil graag weten op welke manier je een WAT matrix kunt vertalen in HOE matrix en de bijbehorende support matrix.

2 Voor het opstellen van een HOE matrix kun je ook gebruik maken van elementen als stakeholdersnalyse, probleemboom en doelstellingen boom.
Als ik dit consequent doorvoer in het LOGframe krijg ik een WAT matrix op HOE niveau. Hier kun je vervolgens weer een HOE matrix aanhangen. Op deze manier krijg je geneste matrixen. Klopt deze redenatie? (Oorsprong van de vraag ligt in mijn eigen ervaring bij het organiseren van congressen en voorlichtingsbijeenkomsten zoals de schakeldagen, heb je ook te maken een aantal externe partijen enzovoort. Hier kun je P3N prima gerbuiken)

3 Binnen Senternovem (ook InfoMil) worden projecten en opdrachten regelmatig uitgevoerd op het HOE niveau. Probleem hierbij wat ik vaak zie is dat er geen inzicht is in de bovenliggende WAT matrix, behalve dan de specifieke activiteit die we uitvoeren voor een opdrachtgever. Bijkomend punt is ook dat de opdrachtgever vaak geen WAT matrix heeft. Dit betekend dat er activiteiten uitgevoerd worden zonder dat het achterliggende doel en complete plaatje duidelijk is. Bij de opdrachtgever is vaak geen tijd en capaciteit om dit soort zaken op te pakken. Heb jij ideeen over hoe om te gaan met dergelijke problematiek.

4 Ik wil graag verder met LFA (P3N). Welke literatuur kun je aanraden. (heb de site van de PCM-group al flink bekeken en paar aanknoppingspunten gevonden). Op welke manieren (behalve gerbuiken en blijven oefenen) kan ik meer inzicht in P3N krijgen?

Ik zie graag je reactie op mijn vragen.
Met vriendelijke groet,
Freerk Siegersma
Adviseur InfoMil

Beste Freerk,
Dank voor je waardering van de cursus en nadere vragen over de methode.
Als antwoord op je eerste vraag kan ik je melden dat de procedure die je beschrijft blijkbaar niet correct is overgekomen. Je neemt geen activiteit uit de WAT-matrix, maar je analyseert of de organisatie (of afdeling) die specifieke activiteiten in de WAT-matrix zou moeten uitvoeren en als zodanig ook genoemd staat in de VOORWAARDEN in staat zou zijn om dat ook naar voldoening te kunnen doen. Je haalt de organisatie als het ware door het beslismodel: belangrijk?, in staat?, nee?: kan het project er wat aan doen?, Ja? Dan nemen we dat aspect op in de matrix, maar dan wel in een NIEUWE, de HOE-matrix omdat de organisatie invloed heeft op de ACTIVITEITEN in de WAT-matrix. Het Organisatorische Doel in die matrix wordt dan: Professionele Organisatie en de Algemene Doelstellingen zijn de Activiteiten in de WAT-matrix (als je die WAT-matrix nog niet hebt en de analyse direct op een organisatie wordt toegepast, dan kun je de Activiteiten van de organisatie wel vermelden in de bovenste regel van de HOE-matrix. Daarna ga je (met behulp van) de checklist kijken waar de organisatie tegenaan kan lopen bij de uitvoering van de activiteiten en je onderzoekt alle aspecten door ze ook door het Algoritme (beslismodel) te halen. Die kunnen dan als Organisatorisch Resultaat in de HOE-matrix opgenomen worden: Voldoende staf, Goed gekwalificeerde staf, Voldoende middellen, etc.

Als je een organisatie als ?entiteit? kiest kun je de LFA procedure natuurlijk ook daarop toepassen. Netwerk diagram geeft de verschillende afdelingen en wellicht ook actoren buiten de organisatie die bv mandaat of informatie aanleveren. De problemen echter proberen we niet in een een ?boom? te gieten omdat deze, in onze optiek, niet duidelijk op die wijze met elkaar in verband staan. Zoals je uit de procedure kunt lezen (aangehecht aan het artikel op het FORUM) plaatsen we de factoren die het functioneren van een organisatie bepalen NAAST elkaar. Wellicht is dat de makkelijkste methode in plaats van te onderzoeken of gedemotiveerde staf leidt tot slechte imago of andersom.

Je kunt je nu afvragen welke organisatie als ?voorwaarde? aanwezig moet zijn om die ene organisatie te helpen versterken? Mocht SN dan bv zijn, dan kun je je wederom afvragen of die belangrijk is om de capaciteitsopbouw in de organisatie te verzorgen. Zoja, dan kun je je afvragen of SN daartoe in staat zou kunnen zijn. Mocht dat zo zijn dan handhaven we SN in de Voorwaarden, zoniet, dan kunnen we ons afvragen of we SN kunnen versterken. En zoja, dan creeeren we een nieuwe matrix, de SUPPORT matrix waarin ?SN OK? genoemd staat als Organisatorisch Doel en we gaan onderzoeken waar SN in versterkt dient te worden. Je kunt je hierbij dus ook afvragen wat er mis zou kunnen gaan. Dus de risico?s aftasten en wegwerken door ze één voor één door heet beslismodel te laten lopen.

Ik zie je problematiek die je in je puntje 3 beschrijft als heel herkenbaar. Ik denk dat Marc-Jan daar ook wel iets over te melden heeft. Het zal duidelijk zijn dat je ?de plank makkelijk kunt misslaan? als je een organisatie wilt versterken zonder dat je weet wat die organisatie eigenlijk zou moeten doen en tegen welke problemen men daarbij aanloopt. Je beschreven situatie komt heel veel voor en ik denk dat het niet moeilijk is om je argument aan de opdrachtgever duidelijk te maken en eerst de WAT-matrix te gaan maken.

Er zijn redelijk veel artikelen over de LFA op internet. Je krijgt verschillende resultaten als je op Google zoekt onder Logical Framework Analysis, Logical Framework Approach (LFA), Ziel Orientiertes Project Planung (ZOPP), Objective Oriented Project Planning (OOPP). Op onze site DOWNLOADS/ENGLISH/REFERENCES) staat een document met ?references? of ?literatuuropgave?. Wel eerste even registreren anders kun je geen documenten downloaden.

Hopelijk is deze uitleg duidelijker dan in de cursus. Speel er maar een beetje mee en laat je ervaring horen. Veel succes.

Hartelijke groeten
Erik